Steuerberater
in Düsseldorf
E-Rechnung

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine digitale Version einer Rechnung, die elektronisch erstellt, versendet, empfangen und verarbeitet wird. Ein PDF, ein Fax oder eine eingescannte Papierrechnung sind keine E-Rechnungen. Diese Rechnungen gelten, gemeinsam mit dem üblichen Papierrechungen, nach der neuen Begriffsdefinition als „sonstige Rechnungen“. Die Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und das Format muss die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglichen. Dem E-Rechnungsgesetz entsprechend muss die Rechnung als reines semantisches Datenformat konzipiert sein. Das kann dazu führen, dass die Rechnung für eine Sichtprüfung ungeeignet ist und der XML-Datensatz durch ein Visualisierungsprogramm für Menschen lesbar dargestellt werden muss. Die Maschinenlesbarkeit der Rechnung soll allerdings die automatische Erfassung und Verarbeitung erleichtern, Verwaltungsaufwand reduzieren, Fehler minimieren und Prozesse effizienter gestalten. Wer ist verpflichtet, auf E-Rechnungen umzustellen?

Seit Ende 2019 ist die Bundesverwaltung dazu verpflichtet, E-Rechnungen entgegenzunehmen und weiterzuverarbeiten und seit dem 27. November 2020 sind auch alle Rechnungssteller in der Pflicht, elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes zu übermitteln. Ab dem 01.01.2025 ist die verpflichtende e-Rechnung für inländische B2B Umsätze durch Zustimmung zum Wachstumschancengesetz beschlossene Sache. Sie betrifft also nur Leistungen zwischen Unternehmern. Für die E-Rechnungspflicht müssen leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland (bzw. Gebiete nach § 1 Abs. 3 UStG) ansässig sein. Dazu müssen Sitz, Geschäftsleitung oder eine (am betreffenden Umsatz beteiligte) Betriebsstätte im Inland sein. Es reichen aber auch Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt im Inland (§ 14 Abs. 2 Satz 3 UStG n.F.).

Seit Ende 2019 ist die Bundesverwaltung dazu verpflichtet, E-Rechnungen entgegenzunehmen und weiterzuverarbeiten und seit dem 27. November 2020 sind auch alle Rechnungssteller in der Pflicht, elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes zu übermitteln. Ab 2025 soll nun auch die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich kommen. Sie betrifft also nur Leistungen zwischen Unternehmern. Für die E-Rechnungspflicht müssen leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland (bzw. Gebiete nach § 1 Abs. 3 UStG) ansässig sein. Dazu müssen Sitz, Geschäftsleitung oder eine (am betreffenden Umsatz beteiligte) Betriebsstätte im Inland sein. Es reichen aber auch Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt im Inland (§ 14 Abs. 2 Satz 3 UStG n.F.).

Bis zur zwingenden Verwendung der E-Rechnung soll es Unternehmern durch verschiedene Übergangsphasen möglich sein, auf die Ausstellung einer E-Rechnung zu verzichten.
Rechnungsempfänger sollten bereits ab 2025 in der Lage sein, E-Rechnung zu erhalten, weil unter Umständen nicht alle Unternehmen mit der Umstellung warten und die Übergangsfrist nutzen wollen. Für den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnung besteht keine Zustimmungsvoraussetzung, wenn die Rechnung den zulässigen Formaten entspricht.
Auch Unternehmer, die selbst nur steuerfreie Leistungen erbringen, sollten also in der Lage sein, elektronische Rechnungen im strukturierten Format empfangen und archivieren zu können. Nur für Endverbraucher (B2C) bleibt deren Zustimmung Voraussetzung für die elektronische Rechnungsstellung.

Die E-Rechnungspflicht gilt nicht für folgende Rechnungen:

• Steuerbefreite Lieferungen und Leistungen nach § 4 Nr. 8- 29 UStG
• Rechnungen mit einem Betrag unter 250 EUR (§ 33 UStDV)
• Rechnungen zwischen Firmen und Verbrauchern (B2C)

Diese können weiterhin auf Papier oder PDF erfolgen.

Grundsätzlich sollen alle Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen ausstellen und empfangen können. Es gibt allerdings eine großzügige Übergangsphase:

In 2025 und 2026 ausgeführte B2B-Umsätze dürfen bis Ende 2026 weiterhin als Papierrechnungen übermittelt werden. Außerdem bleiben elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, vorausgesetzt der Zustimmung des Rechnungsempfängers (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG n.F.), bis dahin zulässig.

Bis Ende 2027 ist diese Regelung auch gültig, wenn der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz (Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 3 UStG) von max. 800.000 EUR hat (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG n.F.).
Überschreiten Unternehmer diese Umsatzgrenze, bleibt ihnen aber noch die Möglichkeit, Rechnungen auszustellen, die mittels elektronischem Datenaustausch (EDI-Verfahren) übermittelt werden. Gültig ist dies für Umsätze, die in 2026 bzw. 2027 ausgeführt wurden, auch wenn kein Auslesen der erforderlichen Informationen in ein Format erfolgt, das der europäischen Norm entspricht oder mit dieser kompatibel ist.
Ab dem Jahr 2028 sind die Anforderungen der E-Rechnungspflicht dann zwingend einzuhalten.

Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gem. RL 2014/55/EU entsprechen (und damit der CEN-Norm EN 16931) oder zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden. Die erforderlichen Angaben müssen sich allerdings immer richtig und vollständig auslesen lassen in einem Format, das der europäischen Norm entspricht oder mit dieser interoperabel ist (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG-E).
Zwei Formate, die die Formatanforderungen vollumfänglich erfüllen sind bereits gängig: XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1.

ZUGFeRD steht für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Das branchenübergreifende Datenformat wurde mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) entwickelt. Gesetzlich basiert die ZUGFeRD Rechnung auf Richtlinie 2014/55/EU und Norm DIN EN 16931. Das Ziel von ZUGFeRD ist es, elektronische Rechnungen so zu standardisieren, dass sie sowohl für den Menschen lesbar als auch für Maschinen verarbeitbar sind. Der Standard basiert auf der Integration von XML (eXtensible Markup Language) in PDF/A-3 (ein ISO-Standard für die Langzeitarchivierung von elektronischen Dokumenten in PDF-Format) – hybrides elektronisches Rechnungsformat. Dies ermöglicht eine effiziente Verarbeitung durch elektronische Systeme, während gleichzeitig eine visuelle Repräsentation für den Menschen erhalten bleibt.
Durch die Einbettung der XML-Datei in die PDF, werden immer beide Dateitypen versendet über E-Mail, Datenaustausch, Upload oder Download.
Das Mittelstand-Digital Zentrum WertNetzWerke informiert auf seiner Website über das E-Rechnungsformat ZUGFeRD: E-Rechnung mit ZUGFeRD

Bei einer XRechnung handelt es sich um ein XML basiertes Rechnungsformat. XRechnung wurde speziell für die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung in Deutschland entwickelt. Es ist darauf ausgerichtet, den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern zu erleichtern.
Es gibt keinen für den Menschen lesbaren Teil. Nach Registrierung durch den Nutzer wird die Rechnung über eine zentrale Rechnungseingangsplattform (Webservice) eingereicht. Die Rechnungen werden automatisch auf Fehler überprüft.

Beispiele für verschiedene Rechnungsformate
Den Unterschied zwischen Papier-, PDF- und E‑Rechnung erklärt vom Bundesministerium des Innern und für Heimat anhand einer Gegenüberstellung verschiedener Rechnungsformate finden Sie hier: Beispiele

EDI bedeutet „Electronic Data Interchange“ und meint den automatischen Austausch von strukturierten elektronischen Geschäftsdokumenten zwischen verschiedenen Computern. Gerade bei großen Unternehmen werden Rechnungen im EDI-Format bereits genutzt. Die Rechnungen bestehen lediglich aus elektronischen Datensätzen. Um EDI weiterhin nutzen zu können, müssen gegebenenfalls noch technische Anpassungen vorgenommen werden.

Die Mindestangaben in einer E-Rechnung sind in der E-Rechnungsverordnung (ERechV) in Deutschland genau festgelegt. Die E-Rechnungsverordnung ist Teil der Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen. Neben den umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben müssen zusätzliche Angaben enthalten sein:

• Bankverbindungsdaten
• Zahlungsbedingungen
• E-Mail-Adresse Rechnungssteller:in
• Lieferantennummer (wenn diese bereits bei der Beauftragung übermittelt wurde)
• Bestellnummer (wenn diese bereits bei der Beauftragung übermittelt wurde)
• Nur für XRechnung: Leitweg-Identifikationsnummer (ermöglicht Zuordnung der Rechnung zum zuständigen Bewirtschafter bzw. zur zuständigen Bewirtschafterin beim Rechnungsempfang)

Die Aufbewahrung und Archivierung von E-Rechnungen müssen bestimmten gesetzlichen Anforderungen entsprechen, um die Integrität, Verfügbarkeit und Authentizität der Rechnungsdaten sicherzustellen.
Es gelten hierfür Vorgaben aus der Abgabenordnung (AO) und der E-Rechnungsverordnung (ERechV). Der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) sorgt für eine revisionssichere Archivierung. Welche grundlegenden Aspekte zur Aufbewahrung und Archivierung von E-Rechnungen sind zu beachten:

Integrität und Authentizität sicherstellen:
die Rechnungen dürfen während der gesamten Speicherung nicht verändert werden und ihre Herkunft muss nachweisbar sein.

Aufbewahrungsfristen beachten

Elektronische Signatur und Zeitstempel:
Verwendung von elektronischen Signaturen und Zeitstempeln, um Authentizität und Unveränderlichkeit sicherzustellen.

Speicherung in einem revisionssicheren Archiv:
das Archiv muss den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und sicherstellen, dass die Rechnungen während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar und verfügbar sind. Strukturierte Ablage und Dokumentation, um eine schnelle Identifikation und Abrufbarkeit zu ermöglichen.

Formatierung und Datenzugriff:
die E-Rechnungen sollten in einem langfristig lesbaren Format gespeichert werden. Der Zugriff auf die Daten muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein.

Sicherheitsmaßnahmen ergreifen:
angemessene Sicherheitsmaßnahmen wie Zugriffsbeschränkungen, Verschlüsselung und regelmäßige Backups sollten implementiert werden.

Die technischen Vorraussetzungen müssen erfüllt sein. So muss zunächst geprüft werden, ob z. B. die Verfügbarkeit von elektronischer Signatur und sicherer Übertragungsmethode gegeben ist.

Jedes Unternehmen hat im Laufe der Jahre eigene Prozesse für die Buchhaltung und/oder deren Vorbereitung entwickelt. Die jetzt notwendigen Schritte hängen von der ISTSituation als Ausgangslage ab. Folgende Hauptanwendungsfälle haben wir herausarbeiten können:

Sprechen Sie uns gern jederzeit an, um eine individuelle Beratung zu erhalten.

Mit der E-Rechnungspflicht werden die Voraussetzungen geschaffen, ein Meldesystem bzw. die EU-seitig geplanten ViDA-Maßnahmen umzusetzen. Die steuerrelevanten Daten aus der E-Rechnung sollen über Plattformen direkt an die Finanzverwaltung weitergegeben werden. Dies sorgt für Transparenz und soll die Mehrwertsteuerlücke in Deutschland verringern.

• Was ist eine E-Rechnung?
  Die E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten Datensatz erstellt, übermittelt oder empfangen wird und elektronisch weiterverarbeitet werden kann. Damit wird eine durchgehende digitale Bearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge möglich.
• Welche inhaltlichen Anforderungen müssen zur Erstellung einer E-Rechnung beachtet werden?
  Eine E-Rechnung hat gemäß § 5 E Rechnungsverordnung des Bundes neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen (vgl. hierzu § 14 UStG) mindestens folgende Angaben zu enthalten:
  • Leitweg-Identifikationsnummer (Diese wird Ihnen bei der Auftragserteilung mitgeteilt)
  • Zahlungsbedingungen (Fälligkeitsdatum oder Textbeschreibung der Bedingung)
  • Bankverbindungsdaten des Zahlungsempfängers
  • E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
• Was ist die Leitweg-Identifikationsnummer?
  Die Leitweg-Identifikationsnummer ist eine eindeutige Zeichenkette, die eine technische Adressierung der E Rechnung in den verarbeitenden Systemen eines Rechnungsempfängers ermöglicht. Eine E Rechnung an Behörden und Einrichtungen der Bundesverwaltung muss eine Leitweg-Identifikationsnummer enthalten, sonst kann sie nicht korrekt zugestellt werden. Die Leitweg-Identifikationsnummer wird den Lieferanten bei Auftragserteilung von dem jeweiligen Rechnungsempfänger mitgeteilt.
• Welche formalen Anforderungen müssen zur Erstellung einer E-Rechnung beachtet werden?
  Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils gültigen Fassung zu verwenden. Die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN-16931) ist einzuhalten.
• Was ist die EN-16931?
  Die Norm EN-16931 umfasst entsprechend dem Normungsauftrag ein syntaxneutrales semantisches Datenmodell für die Kernelemente einer E-Rechnung sowie eine Liste von zulässigen Syntaxen.
  Die Vorgaben der Norm EN-16931 sind für die Erstellung von E-Rechnungen, die an öffentliche Auftraggeber adressiert sind, verpflichtend. Öffentliche Auftraggeber müssen alle darin benannten Syntaxen entgegennehmen und verarbeiten können.
• Was ist die Standard XRechnung?
  XRechnung bezeichnete den Standard zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen und setzt die Richtlinie 2014/55/EU in Deutschland maßgeblich um. Der Standard XRechnung wurde am 18. Dezember 2018 in der Version 1.2.0 von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) herausgegeben. Gemäß einem Beschluss des IT-Planungsrates vom 22. Juni 2017 ist XRechnung maßgeblich für die Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland.
  
  Der im Rahmen eines Steuerungsprojekts zwischen Bund und Ländern entwickelte Standard XRechnung ist eine nationale Ausgestaltung der Europäischen Norm EN 16931 und wird sowohl vom Bund als auch von den Ländern getragen. Als reines Datenformat konzipiert, ermöglicht XRechnung, dass Rechnungsdaten direkt und ohne Medienbruch in die verarbeitenden Systeme importiert werden können. Der strukturierte XML-Datensatz dient in erster Linie der maschinellen Lesbarkeit. XRechnung soll den Umgang mit elektronischen Rechnungen in der öffentlichen Verwaltung vereinheitlichen.
  
  Link mit weiterführenden Informationen:
  
  xeinkauf.de/xrechnung
• Kann ich eine PDF als E-Rechnung versenden?
  Nein. Im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU handelt es sich bei der E-Rechnung um einen strukturierten Datensatz. Eine PDF-Datei ist unter diesen Anforderungen keine E-Rechnung. Auch eine Bilddatei oder eingescannte Papierrechnung erfüllen nicht die gesetzlichen Voraussetzungen.
• Wie gelangt die E-Rechnung zum Empfänger?
  Zur Einreichung von E-Rechnungen sind die nachfolgenden Rechnungseingangsplattformen des Bundes zu nutzen:
  • ZRE:
    ZRE steht für Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes und ist die Plattform, über die Rechnungssteller E Rechnungen an die unmittelbare Bundesverwaltung senden können. Die ZRE übernimmt im Übermittlungsprozess der E Rechnungen drei Aufgaben:
    1. die Entgegennahme von E-Rechnungen über verschiedene Übertragungskanäle
    2. die technische Prüfung von E Rechnungen (u. a. Rechnungsgröße, Anzahl und Typ der Anhänge, Virenprüfung, Eingabe aller Pflichtangaben)
    3. die Übermittlung der E-Rechnungen an den jeweiligen Rechnungsempfänger mittels der Leitweg-ID Für die Nutzung der ZRE ist eine einmalige Registrierung zur Erstellung eines Nutzerkontos notwendig. Eine Registrierung ist sowohl für natürliche voll geschäftsfähige sowie für juristische Personen zulässig. Die Registrierung ist kostenfrei und muss unabhängig vom genutzten Übertragungsweg durchgeführt werden. Neben der Registrierung ist der ausgewählte Übertragungskanal (bspw. E-Mail oder Peppol) auf der Rechnungseingangsplattform freizuschalten.
    
    Hier können Sie sich bei der ZRE registrieren:
    xrechnung.bund.de/prod/authenticate.do
  • OZG-RE:
    Zum Empfang von E-Rechnungen stellt der Bund den Einrichtungen bei Erfüllung aller vergaberechtlichen Voraussetzungen der mittelbaren Bundesverwaltung die Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform – kurz OZG-RE – zur Mitnutzung bereit. Eine Nutzung der Plattform ist für die mittelbare Bundesverwaltung jedoch nicht verpflichtend, sodass sie auch Eigenlösungen nutzen kann. Eine Liste der angebundenen Einrichtungen finden Sie unter folgendem Link:
    
    www.e-rechnung-bund.de/.../Uebersicht-Rechnungsempfaenger-OZG-RE.pdf
    
    Wenn Sie sich für die Mitnutzung der OZG-RE interessieren, können Sie sich gerne über unser Kontaktformular (www.e-rechnung-bund.de/kontakt) an das Supportteam wenden. Die OZG-RE übernimmt zur Übermittlung der E Rechnungen im Kern drei Aufgaben:
    1. die Entgegennahme von E Rechnungen über verschiedene Übertragungskanäle
    2. die technische Prüfung von E Rechnungen (u. a. Rechnungsgröße, Anzahl und Typ der Anhänge, Virenprüfung, Eingabe aller Pflichtangaben)
    3. die Übermittlung der E Rechnungen an den jeweiligen Rechnungsempfänger mittels Leitweg-ID Für die Nutzung der OZG-RE ist eine einmalige Registrierung zur Erstellung eines Nutzerkontos notwendig. Eine Registrierung ist sowohl für natürliche voll geschäftsfähige sowie für juristische Personen zulässig. Die Registrierung ist kostenfrei und muss unabhängig vom genutzten Übertragungsweg durchgeführt werden. Neben der Registrierung ist der ausgewählte Übertragungskanal (bspw. E-Mail oder Peppol) auf der Rechnungseingangsplattform freizuschalten.
    
    Hier können Sie sich bei der OZG-RE registrieren:
    
    xrechnung-bdr.de/edi/auth/login
• Welchen Übertragungskanal wähle ich für meine E-Rechnung?
  Aus der folgenden Übersicht lässt sich ableiten, welcher Übertragungskanal für Sie am praktikabelsten ist:
  
  www.e-rechnung-bund.de/.../Entscheidungshilfe-Auswahl-Uebertragungskanal.pdf
• Welche Gebühren fallen für das Einreichen von E-Rechnungen an?
  Das Einreichen von E Rechnungen an den Rechnungseingangsplattformen des Bundes ist gebührenfrei.
• Wie können Angaben zu Skonto in der E-Rechnung erfasst werden?
  Bei der Erzeugung einer E-Rechnung hat der Rechnungssteller die Möglichkeit dem Rechnungsempfänger einen Skonto (Preisnachlass) auf frühzeitige Zahlung innerhalb eines bestimmten Zeitraums nach Rechnungserstellung zu gewähren.
  
  Links mit weiterführenden Informationen:
  
  www.e-rechnung-bund.de/.../Angabe-Skonto-Weberfassung.pdf
  
  www.e-rechnung-bund.de/.../Angabe-Skonto-Upload.pdf
• Wie kann ich andere Umsatzsteuersätze bei der Erstellung der E-Rechnung auswählen?
  Bei der Eingabe des Umsatzsteuersatzes in Feld BT-151 ist die Ausprägung „Freie Eingabe“ auszuwählen. Der alternative Umsatzsteuersatz kann dann im Feld BT-152 händisch eintragen werden.
• Wie sollen bereits geleistete Zahlungen in der E-Rechnung abgebildet werden?
  Bereits geleistete Zahlungen müssen aufgeschlüsselt nach Umsatzsteuersatz und Betrag ausgewiesen werden. In das Feld „Gezahlter Betrag“ (BT-113) ist der Gesamtbruttobetrag aller bisher geleisteten Zahlungen einzutragen. Eine detaillierte Aufschlüsselung über die gezahlten Beträge ist in den rechnungsbegründenden Anlagen beizufügen.
• Ab wann ist die E-Rechnung verpflichtend?
  Ab dem 01.01.2025 gilt die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen für inländische steuerpflichtige Umsätze für alle Unternehmen.
  
  Ab dem 01.01.2027 gilt die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen im B2B-Bereich für Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 800 T Euro.
  
  Ab 2028 kommt es zur Pflicht zum Versand von E-Rechnungen im B2B-Bereich für alle Unternehmen.
• Sind steuerbefreite Rechnungen von der E-Rechnungspflicht ausgeschlossen?
  Nein. Steuerbefreite Rechnungen sind nicht pauschal von der E Rechnungspflicht ausgeschlossen.
• Gibt es Ausnahmen von der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsausstellung?
  Ausnahmen von der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung sind in § 3 Abs. 3 E RechV geregelt: Danach gilt keine Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung bei geheimhaltungsbedürften Rechnungsdaten, Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes sowie bei Rechnungen im Rahmen von Direktaufträgen sowie im Rahmen von Organleiheverfahren.
• Welche Aufbewahrungsfrist gilt für E-Rechnungen?
  Für elektronische Rechnungen finden dieselben Aufbewahrungspflichten wie für Papierrechnungen Anwendung. Nach § 14 b des UstG müssen Rechnungen zehn Jahre lang aufbewahrt werden.